Szanowni państwo,

zgodnie z art.34 ust, 3 lit c) unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w wyniku
stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Administratora,
którym jest Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna nr 5 Poznań – Stare Miasto
ul. Nowowiejskiego 29, z uwagi na możliwość wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw
lub wolności osób fizycznych, zawiadamiamy, jak niżej.

Opis charakteru naruszenia:
W dniu 30-05-2023 r, zostało stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych, które
Polegało na pozostawianiu w niezabezpieczonej lokalizacji dokumentacji zawierającej dane
osobowe klientów Poradni. W skład wchodziły opinie dot. doradztwa zawodowego tj.
preferencje dotyczące wyboru szkoły, zawodu i pojedyncze orzeczenia dot.
indywidualnego nauczania. Dokumentacja pochodziła z lat 1989/1998 i była
przygotowana do zniszczenia. Dokumenty te zawierały następujące dane osobowe: imię i
nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania, opinie dot. doradztwa
zawodowego (preferencje dotyczące wyboru szkoły, zawodu), opis sytuacji rodzinnej, ogólne
dane dotyczące zdrowia. Z ustaleń wynika, iż do incydentu doszło wskutek błędu ludzkiego
podczas składowania akt. Dokonaliśmy analizy porównania stanu akt na dzień przewozu do
nowej lokalizacji ze stanem na dzień 30.05.2023 r. W wyniku przeglądu określono stan
dokumentacji jako nienaruszony, zmian nie odnotowano. Na podstawie protokołu ustalono
kompletność dokumentacji. Jednak nie można wykluczyć potencjalnej możliwości
zapoznania się z danymi osobowymi w nich zawartymi przez osoby nieuprawnione.

Środki zastosowane lub proponowane przez Administratora w celu zaradzenia
naruszeniu:
lnformujemy, że podjęto wszelkie możliwe czynności mające na celu zminimalizowanie
negatywnych skutków naruszenia dla Pani/Pana tj.:
-dokonano zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych Prezesowi Urzędu
Ochrony Danych Osobowych,
– pracownicy odbyli przeszkolenie z zasad postępowania z danymi osobowymi,
– dokumentacja została niezwłocznie zabezpieczona oraz usunięta z niezabezpieczonej
lokalizacji,
– dokonano przeglądu dokumentacji, do której potencjalnie mogły mieć dostęp
nieupoważnione osoby.

Opis możliwych konsekwencji :
Następstwem naruszenia danych osobowych może być na przykład: dyskryminacja,
naruszenie prywatności, utrata kontroli nad własnymi danymi osobowymi, sfałszowanie
tożsamości w wyniku:
– wykorzystania Pani/Pana danych osobowych np. do oddania głosu w głosowaniu nad
środkami budżetu obywatelskiego, tym samym skorzystania z Pani/Pana praw
obywatelskich,
– założenia na Pani/Pana dane osobowe konta internetowego np. w serwisach
społecznościowych
– przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, bez uprzednio uzyskanej
zgody, w przypadku prowadzenia marketingu bezpośredniego lub wysyłki treści
marketingowych na adres zamieszkania.

Środki minimalizujące negatywne skutki naruszenia, które może Pani/Pan podjąć:
W celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia zalecam
zachowanie czujności, albowiem ktoś mógłby potencjalnie wykorzystać Pani/Pana dane
osobowe do założenia np. fałszywego konta internetowego czy profilu w mediach
społecznościowych.

Gdzie może Pan uzyskać więcej informacji?
Jeżeli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub chcielibyście nam przekazać dodatkowe
informacje w związku z zaistniałym zdarzeniem, prosimy o kontakt z naszym lnspektorem
Ochrony Danych: p. Magdaleną Gałczyńską lub jej zastępcą p. Robertem Petrović, adres
e-mail: iod2_mjo@um.poznan.pl, telefon: 61 878 49 06.

Dyrektor Poradni
Psychologiczno-Pedagogicznej nr 5
Poznań, 13-12-2023 r.